blog.thecurtiscasa.com

Jika “waktu adalah uang”, seperti kata pepatah lama, pengusaha dan pebisnis Filipina bisa kehilangan banyak uang. Kita dihadapkan pada berbagai kekuatan yang memisahkan kita dari waktu kita yang berharga, misalnya angin topan dan lalu lintas.

Namun kita tidak lagi harus menyaksikan waktu (dan uang) berlalu begitu saja, terjebak di tengah-tengah EDSA atau di subdivisi yang sedikit terendam banjir. Kita bisa – seperti tren yang sedang berkembang di negara lain – melakukan telecommute.

Saya baru-baru ini berbicara dengan Candice Lopez-Quimpo, pemimpin redaksi Buatan sendiritentang bagaimana wirausahawan dan pebisnis dapat bekerja secara efektif seperti yang dilakukan timnya. Lopez-Quimpo merangkum ide-ide ini dalam 10 poin penting.

1. Tentukan sejauh mana telecommuting tepat bagi Anda

“Bekerja jarak jauh bukanlah situasi yang bisa diterapkan untuk semua orang,” kata Lopez-Quimpo. “Dan saya membayangkan tidak semua jenis bisnis atau industri dapat mengakomodasi pengaturan telecommuting.”

Namun, banyak perusahaan Filipina yang akan mendapatkan manfaat dari kebijakan telecommuting. Lopez-Quimpo merekomendasikan agar perusahaan “mengidentifikasi situasi (faktor) tertentu yang memungkinkan hak istimewa kerja fleksibel.”

Bisa jadi hanya satu hari dalam seminggu – mungkin pada hari karyawan tersebut mengkodekan kendaraannya. Atau telecommuting dapat dilakukan hanya untuk situasi darurat, seperti hujan lebat dan banjir. Yang penting adalah pilihan untuk melakukan telecommute dibuat setelah mempertimbangkan dengan cermat manfaat dan biaya yang mungkin didapat.

2. Standarisasi kebijakan telecommuting

Kebijakan telecommuting sama seperti kebijakan perusahaan lainnya: Kebijakan ini harus ditulis dan dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan agar efektif. Itu juga harus adil. Dengan cara ini, baik perusahaan maupun karyawannya dapat dimintai pertanggungjawaban atas kebijakan yang dianggap wajar oleh semua pihak.

Seperti kata-kata Lopez-Quimpo: “Kebijakan telecommuting tidak boleh menjadi sebuah renungan dalam proses organisasi Anda. Meskipun hal ini mungkin membebaskan Anda dari batasan tertentu, Anda bebas menentukan parameter agar operasi Anda berfungsi secara efisien. Konsistenlah dengan kebijakan Anda, dan kelola garis antara ketegasan dan fleksibilitas. Tim jarak jauh Anda harus tetap dapat berfungsi sebagai satu unit.”

3. Pekerjakan orang yang giat

Saat Anda mulai membangun tim berdasarkan kebijakan telecommuting yang solid, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mempekerjakan orang yang giat. Mereka adalah orang-orang yang mengambil inisiatif – seringkali mereka adalah pemimpin di organisasi lain atau menjalankan bisnis mereka sendiri.

Meskipun tim Anda tidak harus seluruhnya terdiri dari orang-orang yang giat, Lopez-Quimpo merekomendasikan untuk memberikan perhatian khusus kepada orang-orang ini, karena mereka sudah tahu cara berkembang dalam lingkungan virtual, bekerja secara mandiri, dan memotivasi diri mereka sendiri. Untungnya, Filipina memiliki komunitas wirausaha yang kecil namun terus berkembang, termasuk pekerja lepas, konsultan, dan wirausaha.

Meskipun kelompok-kelompok ini berbeda, Lopez-Quimpo mengatakan mereka bersatu dalam hal menjadi “lincah” dan “progresif.” Orang-orang di timnya “berpikir sendiri, tidak terikat oleh deskripsi pekerjaan tradisional, dan memiliki rasa kepemilikan terhadap Homegrown.”

Lopez-Quimpo yakin Anda dapat menarik orang-orang seperti itu dengan gaya manajemen yang tepat. Daripada melakukan pengelolaan mikro, pemimpin tim virtual harus “mengikuti arus (dengan cara tertentu)”. Untuk mencapai titik ini, para manajer pertama-tama harus berhasil dalam “memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama” dengan “terus-menerus memperkuat visi perusahaan”.

4. Tentukan garis waktu dan pencapaian

Meskipun Homegrown adalah majalah online yang terbit terus menerus, Lopez-Quimpo tetap menyatakan bahwa ada “masalah”. Hal ini memudahkannya untuk “memproyeksikan apa yang akan kita perlukan beberapa bulan sebelumnya”, untuk tiga tahap utama: praproduksi, produksi, dan publikasi.

Lopez-Quimpo bahkan membagi aspek bisnis Homegrown menjadi beberapa proyek, dan dia menyarankan pengusaha lain untuk melakukan hal yang sama. “Melihat pekerjaan yang dipecah menjadi beberapa proyek (baik itu sebuah acara, presentasi, perubahan citra kami baru-baru ini) adalah keuntungan kami, dan bekerja dalam pengaturan telecommuting kami, karena meskipun kami tidak mencatat jam kerja, proyek ditentukan oleh garis waktu dan pencapaian.”

Menurut Lopez-Quimpo, jadwal dan pencapaian memberikan ruang bagi fleksibilitas, sekaligus menjaga semua anggota tetap fokus pada tujuan bersama.

5. Uraikan hasil dengan jelas

Sebagai pemimpin redaksi, Lopez-Quimpo terus-menerus berurusan dengan penulis-penulis baru yang berkontribusi, semuanya dikelola dari jarak jauh, dan beberapa di antaranya hanya dia temui secara langsung. Dalam kasus ini, dia menekankan perlunya menjaga segala sesuatunya seprofesional mungkin. “Ada kontrak yang berlaku, tugas diberikan menggunakan instruksi terperinci, hasil kerja semuanya ditulis dengan jelas. Kami juga mendorong agar pertanyaan diajukan jika mereka memiliki kekhawatiran.”

Meskipun formalitasnya sedikit lebih longgar untuk tim inti Homegrown, hasil yang dicapai masih diuraikan secara eksplisit. Dengan cara ini, karyawan harus menindaklanjuti apa yang mereka katakan akan mereka lakukan; dengan kata lain, mereka harus mewujudkannya.

6. Manfaatkan – tapi jangan tertipu – oleh freeware

“Gratis” menarik perhatian konsumen. Hal ini berlaku baik di toko fisik maupun di Internet. Dengan begitu banyak freeware yang tersedia, banyak yang ditujukan untuk pekerja lepas dan pengusaha, Anda akan mudah merasa kewalahan. Lopez-Quimpo memperingatkan agar tidak menggunakan begitu banyak aplikasi gratis karena hal itu akan merugikan kita dalam hal waktu dan efisiensi – hal ini akan merugikan kita.

Dia berkata: “Pada awalnya kami mencoba semua perangkat lunak gratis ini. Kemudian kami menyadari bahwa kami hanya perlu memilih beberapa yang benar-benar berfungsi dan tetap menggunakannya.” Dalam hal ini, Lopez-Quimpo menyarankan untuk tidak takut mengeluarkan uang untuk versi premium dari freeware.

“Kami memiliki Trello untuk sebagian besar kebutuhan manajemen proyek kami, Google Docs untuk mengkonsolidasikan dokumen dan berkolaborasi, Skype untuk obrolan suara/teks, Dropbox untuk penyimpanan cloud lebih banyak, Pocket dan Evernote untuk berbagi file dan situs,” kata Lopez-Quimpo. “Intinya, saat memilih aplikasi dukungan teknis, pilihlah sesuai kebutuhan Anda.”

7. Waspada terhadap miskomunikasi

Komunikasi dalam budaya Filipina kaya akan kehalusan – baik dalam suka maupun duka. Sebagai contoh yang sering dikutip, terkadang kita mengatakan “ya” meskipun sebenarnya kita bermaksud “tidak”. Namun karena telecommuting sangat bergantung pada interaksi virtual, Anda perlu melakukannya sedemikian rupa sehingga tidak ada ruang untuk kesalahpahaman.

Menurut Lopez-Quimpo, “Kami dapat menjadikan Homegrown berfungsi karena jalur komunikasi kami terbuka sepanjang waktu, dan pilihannya beragam: email, SMS, panggilan telepon seluler, Skype, obrolan Facebook—apa pun yang diperlukan untuk menemukan seseorang yang Anda butuhkan.”

Tapi ini lebih dari sekedar menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Ketika mereka berkomunikasi, Lopez-Quimpo menekankan perlunya mendengarkan dengan baik, bertindak sopan, dan yang terpenting, berkomunikasi secara langsung.

“Menjadi straight bukan berarti menjadi dingin atau rapuh,” katanya. Artinya menghilangkan ide-ide yang mengganggu sehingga penerima tahu apa yang Anda harapkan darinya, terutama saat berkomunikasi secara virtual: Apakah Anda memerlukan jawaban sesegera mungkin? Apakah itu memo? Apakah Anda menjadwalkan pertemuan? Jangan biarkan penerima menebak niat Anda.

8. Berinvestasi secara pribadi dalam kehidupan kolega Anda

Beberapa penelitian menunjukkan bahwa masyarakat Filipina, dibandingkan dengan budaya lain, memandang tempat kerja sebagai peluang untuk membentuk hubungan yang bermakna. Telecommuting tidak harus menjadi akhir dari persahabatan di kantor.

Lopez-Quimpo menjelaskannya dengan sangat baik: “Telecommuting berhasil untuk Homegrown karena kami berinteraksi satu sama lain dalam kehidupan nyata. Kami bukan tim yang terdiri dari orang-orang asing. Memang benar, tergantung pada posisi seseorang, Anda pasti akan bekerja dengan seseorang lebih dari yang lain, tapi kami mencoba untuk mengadakan pertemuan setidaknya setiap bulan. Ini penting bagi satu sama lain. Hal ini memungkinkan kami untuk menaruh perhatian pada kehidupan satu sama lain.”

Dengan membangun budaya di mana karyawan saling berinvestasi, mereka menjadi lebih berinvestasi dalam kesuksesan perusahaan.

9. Manfaatkan ruang pertemuan profesional

Bahkan jika perusahaan Anda melakukan telecommuting, Anda tidak selalu harus bertemu di ruang manajer atau kedai kopi setempat untuk rapat. Untuk pertemuan yang lebih formal, Lopez-Quimpo merekomendasikan untuk memanfaatkan ruang kantor yang tersedia secara luas untuk digunakan dalam waktu singkat.

Tim Homegrown-nya secara rutin menggunakan ruang coworking, Co.lab di Kapitolyo, serta ruang konferensi di kantor teman, rekan kerja, dan afiliasinya. Berbicara tentang keunggulannya, Lopez-Quimpo mengatakan: “Bagi kami, pengaturan co-working Co.lab atau ruang konferensi afiliasi sangat berguna, terutama ketika kami mengadakan serangkaian pertemuan atau agenda yang panjang. Bertemu dengan pemasok, calon kolaborator, dan bahkan karyawan baru biasanya lebih baik di tempat kerja profesional.”

Ruang seperti ini tidak banyak tersedia di Filipina. Ada ruang coworking lainnya, seperti aSpace Manila, Location 63 di Cebu, dan 47 East di Quezon City. Ada juga Regus, yang menawarkan ruang kerja fleksibel di lingkungan perusahaan di Metro Manila dan Cebu.

Dengan mengadakan rapat di sini, tim dapat berkumpul di lokasi yang nyaman bagi sebagian besar karyawannya. Yang lebih penting lagi, ruang kerja ini tetap memiliki suasana profesional dan segala hal penting dari kantor modern.

10. Memotivasi tim Anda dengan pekerjaan yang bermakna

Tim Lopez-Quimpo tidak hanya terbatas pada hasil yang mereka uraikan pada awalnya. Sebaliknya, mereka bebas mengusulkan proyek, inisiatif, dan kampanye baru jika mereka mendapat inspirasi. Dengan kata lain, karyawan mempunyai hak pilihan yang lengkap: Mereka dapat membantu membentuk arah gambaran besar perusahaan.

Seperti yang dikatakannya: “Ketika kita berbicara tentang pemberdayaan, yang dimaksud bukan hanya tentang audiens kami – setiap individu yang bekerja bersama kami memiliki kemampuan untuk menggunakan keterampilan mereka dan memberikan kontribusi yang besar. Jika tenaga kerja jarak jauh Anda didorong oleh apa yang dapat mereka lakukan, bayangkan kemungkinannya. Deskripsi pekerjaannya semakin luas. Aliran seperti itulah yang menurut saya menarik.”

Kolumnis bisnis Rappler, Ezra Ferraz, lulus dari UC Berkeley dan University of Southern California, tempat dia mengajar menulis selama 3 tahun. Dia sekarang menjadi konsultan penuh waktu untuk perusahaan pendidikan di Amerika Serikat. Dia menghadirkan kepada Anda para pemimpin bisnis Filipina, wawasan dan rahasia mereka melalui Executive Edge. Ikuti dia di Twitter: @EzraFerraz

MEMBACA:

(Executive Edge) Cara Mengadakan Pesta Peluncuran yang Hebat

(Executive Edge) Ilmu membangun startup

(Executive Edge) Penggalangan dana melalui crowdfunding

(Executive Edge) Bangun kehadiran media sosial Anda

(Executive Edge) Merevolusi Industri BPO